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Last-Minute-Hektik

Was ist das? Ein neues Projekt! Auch das noch. Wir haben eigentlich genug zu tun, aber wenn unser Boss das unbedingt haben will, dann – meinetwegen. Irgendwie kriegen wir das auch noch unter, hat ja noch etwas Zeit, das schieben wir erst mal bis sich die Hektik etwas gelegt hat, wir haben ja auch noch was anderes zu tun. Kennen Sie? Ich kenne keinen Projektmanager, keine Projektleiterin, der oder die solche Gedanken nicht regelmäßig hätte. Und dann?

Die Hektik

Dann fängt man irgendwann damit an und ist umso überraschter, je länger man daran arbeitet: Da steckt deutlich mehr dahinter als wir bislang vermutet haben! Das haben wir zu Beginn alles gar nicht so im Detail überblickt. Und dann steht völlig überraschend der Endtermin vor der Tür, die Last-Minute-Hektik bricht aus, drei bis vier Wochen wird ordentlich rangeklotzt, Überstunden, eventuell Wochenendarbeit, irgendwie schafft man das dann doch – aber danach sind alle völlig erledigt, gestresst und schwören sich: Nie wieder so eine Hektik! Dann kommt das nächste Projekt und alles geht von vorne los. Endet das denn nie? Gibt es Unternehmen, Projektgruppen ohne Last-Minute-Hektik? Und wenn ja: Was wissen die, was wir nicht wissen?

Das Prinzip

Im Prinzip wissen die hektikfreien Best in Class etwas sehr Einfaches: Man fängt nicht gleich mit einem Projekt an. Man schiebt es auch nicht spontan und intuitiv nach hinten „bis wir etwas mehr Zeit haben“. Das machen hektikfreie Projektleiter nicht. Sie machen zuerst etwas anderes: Sie lassen für einen halben Tag das Tagesgeschäft Tagesgeschäft sein und trommeln alle Kompetenzträger zusammen, die es für das Projekt benötigt. Dann machen sie sich Gedanken. Gedanken wie: Was gehört alles zu diesem Projekt? Welcher mögliche Aufwand könnte damit verbunden sein? Welche Personalkapazität brauchen wir dafür? Was sind die möglichen Risiken in so einem Projekt? Wie viel Zeit bräuchten wir für eine realistische und vor allem detaillierte Projektplanung? Welche Abteilungen müssten dafür einbezogen werden? Das Ergebnis dieser Fragen nennt man dann Vorplanung, Reality Check oder Vorab-Check. Diesen Vorab-Check präsentiert man seinem Auftraggeber, der darauf wie reagiert?

Die Betroffenheit

Die meisten Auftraggeber reagieren mit: „Was? Sie brauchen fünf Wochen für eine Projektplanung? Das kann doch nicht sein. Das hätte ich nicht gedacht.“ Das würde Ihr Auftraggeber nie sagen? Weil der nämlich total uneinsichtig ist? Das wenden viele ProjektleiterInnen ein. Ich frage dann immer zurück: „Würde oder hat schon mal?“ Die meisten Projektleiter befürchten lediglich, dass ihr Auftraggeber so reagiert. Für Befürchtungen gibt der Kaufmann aber leider nichts. Hier gilt wie im restlichen Leben: Probieren geht über Studieren. Der „Ist mir doch egal!“-Auftraggeber ist nämlich faktisch seltener als man furchtsam annimmt. Im Regelfall ist der Auftraggeber betroffen und sagt etwas wie: „Ich hätte nie gedacht, dass so ein Projekt fünf Wochen Planungszeit benötigt. Wir dachten einfach, das ist eine so tolle Idee, das machen wir mal, das kriegen wir schon irgendwie gestemmt. Aber wenn das so ist: Nehmen Sie sich die Zeit – dann sehen wir weiter ob wir das überhaupt machen wollen.“ Damit haben Sie Zeit gewonnen und die Last-Minute-Hektik so gut wie verhindert. Das klingt einleuchtend und einfach. Warum wird das in der Praxis so selten gemacht?

Der Vorab-Check

Eben weil man keine Zeit „für sowas“ hat, das Projekt erst mal schleifen lässt, auf bessere Zeiten hofft, dann irgendwann damit anfängt und danach unweigerlich in die Last-Minute-Hektik gerät. Hektikfreie Projektteams verfolgen ein anderes Prinzip. Es lautet schlicht und einfach: Kein Projekt ohne Vorab-Check! Die Best in Class halten sich daran. Warum die andern nicht? Sind mal wieder die Projektleiter an allem schuld? Antwort: klares Nein. Wenn mir Projektteams gegen Ende eines Projektes von unerträglicher Hektik berichten, frage ich regelmäßig: „Warum haben Sie keinen Vorab-Check gemacht?“ Die häufigste Antwort darauf lautet – worauf tippen Sie? Natürlich: „Ja warum auch? Wo steht das? In unserem PM-Handbuch jedenfalls nicht!“ Da fehlt dieser entscheidende Hinweis meist.

Die Lücke

Fehlt der Hinweis auch in Ihrem Handbuch? Dieses schriftliche Versäumnis wird meist auch nicht mündlich korrigiert. Zum Beispiel von den alten Hasen im Unternehmen, die den Vorab-Check aus leidvoller Erfahrung von sich aus machen. Warum lassen die ihre KollegInnen derart auflaufen? Weil sie in der Regel etwas anderes zu tun haben als „Greenhorns“ nachzuschulen. Vor allem, wenn die „Greenhorns“ nicht von sich aus fragen. Manchmal passiert das. Dann fragt der frischgebackene Projektleiter einen alten Hasen: „Hey, die haben mir eben ein Projekt aufgebrummt – womit fange ich am besten an?“ Worauf der alte Hase die bekannte Antwort gibt. Was hört er darauf meist als Erwiderung?

Der Einwand

Viele Neulinge wenden auf den Hinweis zum Vorab-Check wie aus der Pistole geschossen ein: „Aber ich kriege nie und nimmer alle nötigen Kompetenzträger für einen halben Tag an einen Tisch!“ Wer von uns kriegt das schon? Deshalb ersetzt man das Präsenzmeeting durch die Shuttle-Diplomatie. Man unterhält sich jeweils einzeln für zwei Stunden mit den jeweiligen Kompetenzträgern. Auf diese Weise kommen Sie ebenfalls auf alle benötigten Daten für Ihren Vorab-Check. Wenn wir in Coaching oder Seminar in der Diskussion des Vorab-Checks so weit gekommen sind, sagen die meisten Projektverantwortlichen: „Stimmt eigentlich. Das könnte ich beim nächsten Mal so machen.“ Warum?

Der Nutzen

Weil es im Prinzip ein einleuchtender, einfacher und gut umsetzbarer erster Schritt ist, der die Last-Minute-Hektik mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit verhindert – und so manches unnötige Projekt gleich gar nicht an den Start lässt. Startet ein vorab-gechecktes und danach detailliert geplantes Projekt tatsächlich, hat man wenigstens einen genauen Überblick über Aufwand, Zeit und Kapazitäten – und muss das alles nicht mitten im Projekt erst überraschend entdecken. Außerdem kann man mit den Daten der Detailplanung alle Stellschrauben dezidiert und vor allem für jeden Auftraggeber nachvollziehbar und fundiert nachverhandeln: „Bitte mehr Zeit wegen …! Mehr Geld wegen …! Und mehr Kapazität wegen …!“ Natürlich: Nicht jede Hektik ist vermeidbar. Vor allem dann nicht, wenn der Auftraggeber fünf Minuten vor Abnahme noch zig Extrawürste anmeldet. Aber die Hektik, die allein wegen des fehlenden Überblicks über Aufwand und Kapazität auftritt – diese Last-Minute-Hektik lässt sich in neun von zehn Fällen durch einen Vorab-Check mit nachfolgender Detailplanung vermeiden. Neun von zehn? Das wäre schon eine beachtliche Erleichterung. Dafür lohnt sich der Vorab-Check.

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